Shipment Overview

For this shipment:

The key documents prepared for this shipment included:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading (B/L)
• Form E

Now, let’s follow the container from China all the way to the customer’s warehouse.

Step 1: Check the Import Documents Before the Vessel Arrives

A smooth customs clearance process should start before the vessel reaches Thailand.

One of the first things we do is review the import documents and make sure the important information is consistent.

For example, we check the product description, quantity, value, weight, shipper and consignee information, B/L details and other information required for customs declaration.

Why do this early?

Because finding an incorrect document while the cargo is still moving gives the importer more time to coordinate with the supplier or origin agent.

Finding the same problem after the container has already arrived at Laem Chabang can be much more inconvenient.

For this shipment, the main documents were:

Commercial Invoice — shows the goods, value and commercial transaction.

Packing List — provides packing, quantity, weight and other shipment details.

Bill of Lading — identifies the sea shipment and relevant shipping parties.

Form E — used where applicable to support preferential tariff treatment under the ASEAN-China trade arrangement, subject to the relevant rules and customs acceptance.

The lesson is simple:

Customs clearance should begin with document checking, not when the truck arrives at the port.

Step 2: Ship the 40FT Container from China

Once the cargo and documentation are ready, the fitness equipment is loaded into the container in China.

For this case, the shipment moved as:

China → Laem Chabang, Thailand

using a 40FT FCL container.

FCL means Full Container Load.

Unlike an LCL shipment, where cargo from different shippers may share container space, an FCL shipment uses a container for one shipment.

For bulky products such as fitness equipment, container planning is particularly important because the equipment may vary considerably in size and weight.

Loading is therefore not only about asking: “Will everything fit inside a 40FT container?”

The shipper should also consider safe packing, weight distribution, protection of the equipment and how the cargo will eventually be unloaded at the destination.

Step 3: Vessel Arrives at Laem Chabang

When the vessel approaches Thailand, the destination-side operation becomes increasingly important.

The team monitors the vessel arrival and checks whether the information required for customs clearance and container release is ready.

The objective is to connect the different activities without unnecessary waiting:

Vessel Arrival → D/O → Import Declaration → Tax Payment → Customs → Container Pickup

This coordination matters because a container sitting at the port is not simply waiting for delivery.

Shipping line conditions, port-related charges, container free time, truck availability and the customer’s warehouse schedule can all affect the final cost and timing.

Step 4: Exchange the Delivery Order (D/O)

After the shipment arrives, the Delivery Order (D/O) must be arranged with the shipping line or relevant agent according to their procedures.

The D/O is an important part of obtaining release of the shipment at destination.

At this stage, we also check the relevant shipping-line charges and release conditions.

This is where good coordination between the shipping line, customs clearance team and trucking team becomes important.

There is little benefit in having a truck waiting if the container cannot yet be released.

Likewise, having the container ready but no available truck can create another delay.

Step 5: Submit the Import Declaration and Pay Tax

The next major stage is Thai customs clearance.

For this shipment, the customs declaration used: HS Code: 9506.91.00

The import duty applied to this particular shipment was: Import Duty: 0%

with: VAT: 7%

One common misunderstanding among first-time importers is: “If the import duty is 0%, does that mean there is no import tax to pay?”

Not necessarily.

Import duty and VAT are different.

Even where the applicable import duty is 0%, VAT may still be payable based on the applicable customs valuation and tax calculation.

This is why importers should calculate the landed cost, rather than looking only at ocean freight or the supplier’s selling price.

Step 6: Complete Customs Formalities and Release the Container

After the declaration and relevant payments are completed, the shipment proceeds through the applicable customs process.

Once the cargo is cleared and all necessary release conditions have been completed, arrangements can be made to collect the container.

For an FCL shipment, this means arranging a tractor/head truck to collect the loaded container from the port.

Before dispatching the truck, the team should confirm that the container is actually ready for pickup and that relevant port, shipping line or container-related charges have been handled as required.

This prevents an expensive situation where a truck reaches the port but cannot collect the container.

Step 7: Heavy Container Pickup from Laem Chabang

The truck now collects the loaded 40FT container from Laem Chabang.

But container trucking requires more planning than simply giving the driver the customer’s address.

The team needs to coordinate:

Container availability → Truck booking → Port pickup → Warehouse receiving time → Unloading arrangement → Empty return

The receiving warehouse should also be prepared before the container arrives.

For fitness equipment in particular, some pieces can be bulky or heavy. The customer may therefore require labour and appropriate unloading equipment.

This should be planned before the truck leaves the port.

Step 8: Deliver to the Customer and Unload the Fitness Equipment

The container is transported from Laem Chabang to the customer’s warehouse.

On arrival, the next operation begins: unloading.

For this shipment, labour was arranged to unload the fitness equipment from the container at the customer’s warehouse.

This part of the operation is easy to underestimate.

Imagine a 40FT container arriving at the warehouse while nobody is available to unload it.

The truck waits.

The container waits.

The driver waits.

And the available time for returning the empty container continues to run.

That is why Provila treats final delivery as part of the logistics plan rather than an afterthought.

Step 9: Return the Empty Container

The customer has received the fitness equipment.

Is the shipment finished? > Not yet.

After unloading, the empty container still needs to be returned to the designated container depot according to the shipping line’s booking/instructions.

The trucking team therefore takes the empty container from the customer’s warehouse to the designated return location.

Returning the container within the applicable free-time conditions is important because late return may result in additional container-related charges, such as detention, depending on the carrier’s terms.

Only after the cargo has been delivered and the empty container return has been properly completed can the physical FCL movement be considered fully closed.

The Complete Journey

The entire shipment can be visualised like this:

What Can First-Time Importers Learn from This Shipment?

The biggest lesson from this case is that international freight is only one part of the import process.

A freight quotation might tell you how much it costs to move a container from China to Thailand, but successful importing requires coordination beyond the ocean freight itself.

You also need to consider documentation, customs classification, applicable tariff treatment, VAT, D/O, shipping-line charges, port procedures, container trucking, warehouse readiness, labour for unloading and empty-container return.

And all of these steps affect one another.

For example, a documentation problem can delay customs clearance. Delayed clearance can affect the truck booking. A delayed truck can affect warehouse scheduling. Slow unloading can then affect the empty-container return.

That is why the most effective approach is to plan the shipment as one complete journey, rather than managing each stage separately.

Planning to Import Fitness Equipment from China to Thailand?

Whether this is your first container or part of your regular import business, Provila can coordinate the shipment from international transportation through final delivery.

Our services include:

Before your supplier ships the cargo, send us your Invoice, Packing List, product details, origin and expected shipment size.

We can review the shipment requirements and help you understand the process before the container leaves the origin, rather than waiting until it reaches Thailand.

Disclaimer: This case study describes the process and tariff treatment used for this particular shipment. HS classification, duty rates, preferential tariff eligibility, customs requirements and other import conditions should be verified against the actual goods and documents for each shipment before importation.

Shipment Overview

Important: HS Code อัตราอากร สิทธิทางการค้า และข้อกำหนดในการนำเข้า ควรตรวจสอบตามรายละเอียดสินค้าจริง ประเทศต้นกำเนิด และสิทธิที่ใช้ในแต่ละ Shipment ก่อนนำเข้า

ก่อนอื่น ทำไม Skim Milk Powder ถึงนำเข้าไม่เหมือนสินค้าทั่วไป?

นมผงขาดมันเนยอยู่ในกลุ่มสินค้าที่ประเทศไทยมีมาตรการควบคุมการนำเข้า โดยกรมการค้าต่างประเทศระบุพิกัดที่เกี่ยวข้อง รวมถึง 0402.10.41.000 และสำหรับสินค้าที่มีถิ่นกำเนิดและส่งมาจากประเทศสมาชิก WTO มีระบบหนังสือรับรองสิทธิชำระภาษีภายใต้โควตา WTO ที่เกี่ยวข้อง

ในปี 2569 DFT ยังมีประกาศจัดสรรปริมาณนำเข้า นมผงขาดมันเนย ที่จะออกหนังสือรับรองแสดงการได้รับสิทธิชำระภาษีในโควตาตามพันธกรณี WTO อยู่ ดังนั้นก่อนสั่งสินค้า ผู้นำเข้าควรตรวจสอบก่อนว่า มีสิทธิและปริมาณที่สามารถใช้กับ Shipment นั้นเพียงพอหรือไม่

พูดง่าย ๆ คือ:

อย่าเพิ่งให้ Supplier ส่งสินค้า เพียงเพราะ Freight พร้อม

ต้องตรวจเรื่องสิทธิการนำเข้าและเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อน เพราะหากสินค้ามาถึงประเทศไทยแล้วแต่เอกสารหรือสิทธิไม่พร้อม การแก้ไขภายหลังอาจยุ่งยากและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

Step 1: ตรวจสอบ WTO Quota กับ DFT ก่อนนำเข้า

สำหรับ Shipment นี้ ขั้นตอนแรกของเราคือการตรวจสอบเรื่อง WTO Quota กับกรมการค้าต่างประเทศ

ผู้นำเข้าต้องตรวจสอบสิทธิและปริมาณที่ได้รับจัดสรรก่อนว่า สามารถนำมาใช้กับปริมาณสินค้าที่กำลังจะนำเข้าได้หรือไม่

ตัวอย่างง่าย ๆ:

ถ้าบริษัทได้รับสิทธินำเข้าตามโควตาจำนวนหนึ่ง ก็ไม่ควรสั่งสินค้าเกินกว่าปริมาณสิทธิที่สามารถนำมาใช้กับ Shipment นั้นโดยไม่ได้ตรวจสอบเงื่อนไขให้เรียบร้อยก่อน

DFT มีหลักเกณฑ์และประกาศการจัดสรรสำหรับนมผงขาดมันเนยโดยเฉพาะ จึงควรตรวจสอบประกาศของปีที่นำเข้าทุกครั้ง ไม่ควรอ้างอิงจาก Shipment เก่าเพียงอย่างเดียว

นี่จึงเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ควรทำก่อนสินค้าออกจากสหรัฐอเมริกา

Step 2: สั่งสินค้า และเตรียมเอกสารให้ตรงกันตั้งแต่ต้นทาง

เมื่อเรื่องสิทธิและปริมาณนำเข้าเรียบร้อยแล้ว จึงเข้าสู่ขั้นตอนการสั่งซื้อและเตรียม Shipment

เอกสารหลักที่ใช้ใน Case Study นี้ ได้แก่:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Certificate of Origin (CO)
• Bill of Lading (B/L)
• Certificate of Analysis (COA)
• Health Certificate — หากมีหรือเกี่ยวข้องกับ Shipment

จุดที่ต้องระวังมากคือ รายละเอียดสินค้าในเอกสารแต่ละชุดควรสอดคล้องกัน และต้องสอดคล้องกับสินค้าจริง

เช่น ชื่อสินค้าใน Invoice, Packing List, COA และเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรใช้ชื่อคนละแบบจนทำให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถเชื่อมโยงได้ว่าเป็นผลิตภัณฑ์เดียวกัน

และอย่าลืมว่าเจ้าหน้าที่ไม่ได้ตรวจเฉพาะ PDF หรือเอกสารที่ส่งทางอีเมล

สินค้าจริงและฉลากบนถุงก็มีความสำคัญเช่นกัน

ดังนั้นก่อน Supplier ปิดถุง ปิด Pallet หรือโหลดสินค้า ควรตรวจสอบรายละเอียดบนบรรจุภัณฑ์ให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้นทาง

Step 3: สินค้าเดินทางจาก USA → Thailand

เมื่อเอกสารและเงื่อนไขการนำเข้าพร้อม จึงสามารถดำเนินการขนส่งสินค้าเข้าสู่ประเทศไทยได้

ระหว่างที่สินค้าเดินทาง สิ่งที่ Freight Forwarder และ Importer ควรทำไม่ใช่เพียงรอเรือเข้า แต่ควรเตรียมงานฝั่งประเทศไทยไว้ล่วงหน้า เช่น

ตรวจ ETA, ตรวจ B/L, เตรียมข้อมูลสำหรับ Import Declaration, ตรวจเอกสารประกอบ และวางแผนเรื่อง D/O, FDA และรถหัวลาก

การเตรียมก่อนเรือเข้า จะช่วยลดเวลาที่เสียไปหลังสินค้ามาถึงท่า

Step 4: สินค้ามาถึงประเทศไทย — แลก D/O

เมื่อเรือมาถึงประเทศไทย ขั้นตอนหนึ่งที่ต้องดำเนินการคือ Delivery Order หรือ D/O

D/O เป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการรับมอบสินค้า ซึ่งต้องดำเนินการตามขั้นตอนของสายเรือหรือตัวแทนที่เกี่ยวข้อง

ก่อนดำเนินการควรตรวจสอบค่าใช้จ่าย เงื่อนไขการปล่อยสินค้า และเอกสารที่ต้องใช้ให้ครบถ้วน

จากนั้นจึงเดินหน้าสู่กระบวนการ Import Customs Clearance

Step 5: จัดทำใบขนสินค้าขาเข้า และชำระภาษี

หลังจากข้อมูลพร้อม จะเข้าสู่ขั้นตอนจัดทำ Import Customs Declaration หรือใบขนสินค้าขาเข้า

สำหรับ Case Study นี้ใช้:

HS Code: 0402.10.41

และตามสิทธิ/เงื่อนไขที่ใช้กับ Shipment นี้:

แต่ตัวเลขนี้ไม่ควรนำไปใช้กับ Shipment อื่นโดยอัตโนมัติ เพราะอัตราที่เกิดขึ้นจริงอาจขึ้นอยู่กับพิกัดสินค้า ประเทศต้นกำเนิด สิทธิทางการค้า เอกสารรับรอง และเงื่อนไขของการนำเข้าแต่ละครั้ง

Step 6: ทำ LPI และผ่านด่าน Thai FDA

นี่เป็นอีกจุดสำคัญมากสำหรับคนที่ไม่เคยนำเข้าอาหาร

LPI = License per Invoice

Thai FDA ระบุว่า สำหรับการนำเข้าอาหารเพื่อจำหน่าย เมื่อมีการนำเข้าแต่ละครั้ง ผู้ประกอบการต้องดำเนินการ License per Invoice (LPI) ตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง และเมื่อสินค้ามาถึง จะมีขั้นตอนติดต่อด่านอาหารและยาเพื่อตรวจสอบสินค้าและเอกสาร

ระบบ LPI ปัจจุบันเชื่อมโยงกับระบบคำขอกลางผ่าน National Single Window (NSW) ตามขั้นตอนของ อย.

ดังนั้นลำดับงานโดยภาพรวมคือ:

เตรียม LPI → สินค้าถึงไทย → ยื่นเอกสาร/ดำเนินพิธีการกับด่าน อย. → ตรวจสอบตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง → ผ่านด่าน อย.

อย. ระบุด้วยว่าเอกสารที่ใช้ในขั้นตอนตรวจสินค้านำเข้าอาจรวมถึง Invoice หรือใบตราส่งสินค้า, LPI และเอกสาร/ตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านฉลากอาหาร

Step 7: ผ่าน อย. แล้ว จึงเดินพิธีการศุลกากรต่อ

สำหรับ Shipment นี้ หลังจากขั้นตอนของด่านอาหารและยาเรียบร้อยแล้ว งานจะเข้าสู่ขั้นตอนศุลกากรที่เกี่ยวข้องต่อไป

เจ้าหน้าที่อาจตรวจสอบข้อมูล เช่น

สินค้าอะไร → พิกัดอะไร → จำนวนเท่าไร → มูลค่าเท่าไร → เอกสารประกอบอะไร → สิทธิที่ขอใช้ถูกต้องหรือไม่

นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมการเตรียมเอกสารตั้งแต่ต้นทางจึงสำคัญมาก

เพราะเมื่อสินค้าอยู่ในประเทศไทยแล้ว การพบว่าชื่อสินค้า ปริมาณ เอกสาร หรือรายละเอียดสำคัญไม่สอดคล้องกัน อาจทำให้กระบวนการใช้เวลามากขึ้น

Step 8: Customs Release → รับตู้สินค้า → ส่งเข้าคลัง

เมื่อผ่านกระบวนการที่เกี่ยวข้องและ Customs Release เรียบร้อยแล้ว จึงประสานรถหัวลากเข้ารับ Container จากท่า

จากนั้น: Port → Truck Pickup → Customer Warehouse

ถือเป็นช่วงสุดท้ายของ Physical Shipment แต่สำหรับสินค้าที่ใช้สิทธิภายใต้โควตา งานด้านเอกสารยังไม่ควรถือว่าจบเพียงเพราะตู้ถึงคลังแล้ว

Step 9: หลังนำเข้าสำเร็จ ต้องกลับไปปิดงานกับ DFT

สำหรับ Case Study นี้ เมื่อใบขนขึ้นสถานะ 0409 และกระบวนการนำเข้าสำเร็จ จะดำเนินการรายงานการนำเข้ากับกรมการค้าต่างประเทศตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ DFT บันทึกการใช้ปริมาณตามสิทธิ/โควตาของผู้นำเข้า

จุดนี้หลายคนที่เพิ่งเริ่มนำเข้าอาจไม่ทันนึกถึง เพราะมักเข้าใจว่า:

“ของออกจากท่าแล้ว = งานจบ”

แต่สำหรับสินค้าที่มีระบบสิทธิหรือโควตา ต้องมองกระบวนการให้ครบทั้ง ก่อนนำเข้า → ระหว่างนำเข้า → หลังนำเข้าสำเร็จ

สรุปง่าย ๆ สำหรับคนที่ไม่เคยนำเข้า

ถ้าจะนำเข้า Skim Milk Powder จากสหรัฐอเมริกาเข้าสู่ประเทศไทย อย่าเริ่มต้นจากคำถามว่า

“ค่าขนส่งเท่าไร?”

เพียงอย่างเดียว

แต่ควรเริ่มจากคำถามว่า

“สินค้านี้นำเข้าได้ภายใต้เงื่อนไขอะไร และเอกสารพร้อมหรือยัง?”

Flow ของ Case Study นี้จึงสามารถสรุปง่าย ๆ ได้ว่า:

ตรวจสอบ WTO Quota / DFT → สั่งสินค้า → ตรวจเอกสารและฉลาก → ขนส่งจาก USA → แลก D/O → ยื่นใบขนและชำระภาษี → LPI / Thai FDA → Customs Clearance → Truck Pickup → Delivery → รายงานการนำเข้าสำเร็จกับ DFT

ถ้าวางแผนทุกอย่างก่อนสินค้าออกจากต้นทาง กระบวนการหลังสินค้ามาถึงประเทศไทยจะจัดการได้เป็นระบบมากกว่าการรอแก้ปัญหาเมื่อสินค้าเข้าท่าแล้ว

Importing Food Products into Thailand?

Provila provides end-to-end logistics coordination for import shipments into Thailand, including:

Sea Freight • Air Freight • Customs Clearance • Thai FDA Coordination • Import Documentation • D/O Coordination • Inland Transportation

สำหรับสินค้าที่มีเงื่อนไขเฉพาะ เช่น Skim Milk Powder, food products หรือสินค้าที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานกำกับดูแล เราสามารถช่วยตรวจสอบกระบวนการและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ Shipment ก่อนเริ่มขนส่งได้

หมายเหตุ: บทความนี้อธิบายจากกระบวนการของ Shipment และข้อมูลกฎระเบียบที่ตรวจสอบ ณ เดือนกันยายน 2569 เงื่อนไขการนำเข้า พิกัดศุลกากร อัตราอากร โควตา WTO และข้อกำหนดของหน่วยงานรัฐอาจแตกต่างกันตามสินค้า ประเทศต้นกำเนิด ผู้นำเข้า และช่วงเวลาที่นำเข้า ควรตรวจสอบข้อกำหนดล่าสุดก่อนดำเนินการทุก Shipment

Importing dairy products from New Zealand into Thailand involves more than arranging freight and filing a customs declaration. Depending on the product, an importer may need a Thai FDA food import licence, product-related permissions or records, appropriate manufacturing-standard documentation, import inspection procedures, customs documentation, and potentially additional trade-control requirements.

The exact requirements can differ significantly between milk powder, cheese, butter, cream, whey products, nutritional products, and other dairy-based foods.

For this reason, the first step should normally be to classify the product and confirm its regulatory requirements before the shipment leaves New Zealand.

This guide provides an overview of the process and the key areas importers should check.

1. Start With Product Classification

Before booking the shipment, identify exactly what is being imported.

Important information normally includes:

• Product name and description
• Ingredients and composition
• Intended use
• Packaging and pack size
• Manufacturer
• Country of origin
• HS Code or proposed tariff classification
• Product specification
• Label
• Storage and temperature requirements

This matters because Thai regulatory requirements are not identical for every dairy product.

Thai FDA distinguishes between foods that require a food serial number and general foods that may instead be recorded through its Virtual Number System. Therefore, it is not accurate to assume that every dairy product follows exactly the same product-registration process.

Provila Tip: Complete the regulatory review before confirming the first commercial shipment.

2. Obtain the Thai FDA Food Import Licence

A business importing food into Thailand for commercial sale generally needs a License for Importation or Ordering of Food into the Kingdom — Form Orr. 7 (อ.7).

Thai FDA's official procedure requires the applicant to apply for the food-import premises licence through its e-Submission system and complete the relevant approval process.

This distinction is important because the Draft originally described the core dairy import licence as a DFT licence.

For food importation, the Thai FDA import licence (อ.7) is a key requirement.

DFT requirements may also become relevant for particular products or trade-control measures, but these should be checked separately according to the product and HS classification.

3. Determine Whether the Product Needs a Food Serial Number

Having an FDA food import licence does not automatically complete the regulatory process for every product.

Thai FDA explains that foods falling into categories requiring a food serial number must go through the applicable product-permission procedure.

After approval, the importer receives the relevant food serial number.

For certain general foods that do not require an FDA number, Thai FDA provides a different procedure using its Virtual Number System.

Therefore, instead of asking: “Does dairy need FDA registration?”

a more useful question is: “How is this specific dairy product classified by Thai FDA, and what permissions or records apply to it?”

That determination should be made before shipment.

4. Check Accreditation Certificate (GMP/ISO/BRC,..etc)

Importers should also check whether the product requires evidence concerning the overseas manufacturer's food-quality or manufacturing system.

New Zealand's Ministry for Primary Industries specifically notes that Thailand has GMP-related requirements covering a list of food products and that qualifying products require an appropriate food quality assurance system certificate at relevant stages, including product registration and border clearance.

This is another reason why the supplier and manufacturer should be involved early in the import planning process.

Depending on the product, documents may include manufacturing or quality-system evidence and other supporting product documentation.

Do not wait until the container is already sailing to request these documents.

5. Check Thai Labelling Requirements Before Shipping

Food labelling is another area that should be reviewed before commercial importation.

The applicable requirements depend on the product classification and Thai food regulations.

Instead of simply translating the New Zealand label into Thai, the importer should determine which mandatory information and formatting requirements apply to the particular product.

For products requiring Thai FDA product permission, the label and product information should also remain consistent with the approved details.

For first-time imports, label review should therefore be part of the pre-shipment compliance process rather than something handled only after the cargo reaches Thailand.

6. Confirm Requirements on the New Zealand Side

Compliance is required at both ends of the shipment.

New Zealand MPI states that dairy exporters must comply with New Zealand legislation and relevant food standards, while also meeting the overseas market access requirements of the destination country.

For dairy exports outside Australia, production and processing generally need to operate under an appropriate registered Risk Management Programme (RMP), and the exporter must meet the applicable export requirements.

Commercial animal-product exporters also generally need to be registered with MPI or use the services of an appropriately registered exporter.

7. Check Whether an Export Certificate Is Required

New Zealand exporters must also check the applicable Overseas Market Access Requirements (OMAR) for Thailand.

MPI explains that where the destination market requires an official assurance, the exporter must obtain the relevant export certificate before sending the product.

For dairy, certification has traditionally been handled through MPI's E-cert system.

There is an important 2026 development here.

MPI is transitioning export certification to its newer MPI Trade Certification system. The transition began in March 2026 for certain certificate types, while AP E-cert users are scheduled to migrate by the end of 2026.

Exporters should therefore confirm the applicable certification system and requirements at the time of shipment.

8. Arrange Freight From New Zealand to Thailand

Once the regulatory and documentation requirements have been checked, freight planning can begin.

Common New Zealand export gateways include:

For Thailand, sea freight may move through ports such as Laem Chabang, depending on the routing and carrier.

Depending on cargo volume and product characteristics, options can include:

FCL — Full Container Load Suitable when cargo volume justifies use of a full container.

LCL — Less than Container Load Potentially suitable for smaller shipments, subject to product characteristics, consolidation requirements and total logistics cost.

Reefer Container Used where the product requires controlled temperature throughout transportation.

Air Freight May be considered for urgent, smaller or higher-value shipments.

The correct solution should be selected based on the actual product's temperature requirements, shelf life, packaging, shipment size and commercial priorities rather than simply choosing the lowest freight rate.

9. Prepare the Import Documentation

The exact document set varies according to the shipment and product.

Typical documents may include:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading or Air Waybill
• Relevant Thai FDA license / permission information
• Product information
• Certificate of Origin where preferential tariff treatment is claimed
• Manufacturing/GMP-related documentation where applicable
• New Zealand export or health certification where required
• Other product-specific permits or certificates

Thai FDA also uses import inspection procedures connected with Thailand's National Single Window.

For food requiring a food serial number, its official procedure includes registration for the License per Invoice (LPI) process through NSW.

The final document checklist should therefore be prepared for the specific product and shipment, rather than relying on one universal dairy-import checklist.

10. Check Customs Duty and Preferential Tariff Options

New Zealand-origin goods may potentially qualify for preferential tariff treatment under an applicable trade agreement, provided all relevant requirements are satisfied.

However:

New Zealand origin does not automatically mean zero import duty.

Eligibility depends on factors including the HS Code, applicable tariff schedule, rules of origin, origin documentation and any product-specific requirements.

Dairy products require particular care because individual tariff lines can be subject to different conditions.

Before shipment, the importer should therefore confirm:

HS Code → applicable tariff → FTA eligibility → rules of origin → required origin documentation → any applicable quota or product-specific requirements.

This is considerably safer than assuming every New Zealand dairy shipment will receive a zero-duty AANZFTA rate.

11. Customs and FDA Clearance in Thailand

Once the shipment arrives in Thailand, the importer and customs broker must complete the applicable import procedures.

Depending on the shipment, this can involve both Thai Customs and Thai FDA import-inspection requirements.

The clearance process may include verification of:

• Customs declaration
• Commercial documents
• Product classification
• FDA information
• Import permissions
• Origin documentation
• Product/manufacturing certificates
• Other supporting documents

Additional inspection, sampling or regulatory procedures may apply depending on the product and risk profile.

Because these requirements are product-specific, documents should ideally be reviewed before departure from New Zealand.

12. Inland Transportation and Cold Chain

After clearance, the cargo must be transported from the port, airport or cargo facility to the importer's warehouse or final destination.

For temperature-sensitive dairy products, maintaining the required temperature throughout the logistics chain is particularly important.

This may involve:

Reefer container → port clearance → refrigerated trucking → cold-storage warehouse

Temperature requirements should follow the product specification and manufacturer's storage instructions.

Common Mistakes When Importing New Zealand Dairy Into Thailand

Several problems can be prevented through proper pre-shipment planning.

1. Shipping before regulatory requirements are confirmed

A supplier may be ready to export while the Thai importer is not yet ready to legally import that particular product.

2. Assuming every dairy product has the same FDA process

Product classification matters. Different foods can follow different FDA permission or recording procedures.

3. Requesting manufacturer documents too late

GMP or other manufacturing evidence can become important during product permission and import procedures.

4. Assuming New Zealand origin automatically means zero duty

FTA benefits depend on the specific tariff classification and applicable origin requirements.

5. Checking the label only after the cargo has departed

Label compliance should be reviewed during product preparation.

6. Comparing freight rates without comparing total logistics cost

Freight, local charges, free time, customs requirements, temperature control, transit time and inland delivery can all affect the total cost of the shipment.

How Provila Can Support New Zealand → Thailand Shipments

Provila Logistics supports businesses planning international shipments into Thailand.

Depending on the shipment and agreed scope of service, our team can coordinate areas including:

Before You Ship: The Provila Dairy Import Checklist

Before asking your New Zealand supplier to ship, confirm these areas:

1. Product classification / HS Code
2. Thai FDA importer licence status
3. FDA product requirements
4. GMP/manufacturing documentation
5. Thai labelling requirements
6. New Zealand export certification requirements
7. Customs duty and potential FTA treatment
8. Certificate of Origin requirements
9. Shipping documents
10. Temperature and cold-chain requirements

The best time to identify an import problem is before the cargo leaves New Zealand — not after it arrives in Thailand.

Planning to Import Dairy Products From New Zealand?

Before booking your shipment, send Provila the following information:

Our team can use this information as the starting point for reviewing the logistics and import requirements applicable to your shipment.

PROVILA LOGISTICS

International Freight • Customs Clearance • Import–Export Coordination

Your Trusted Logistics Partner.